أنظمة ERP
كل أمر شراء يمر بصاحب صلاحيته
المشتريات أسهل نقطة تتسرب منها الأموال، غالباً بغياب مسار لا بسوء نية: طلب شفهي، وشراء عاجل، وفاتورة بلا أمر شراء يقابلها.
الوحدة
ما تشمله وحدة المشتريات
من طلب القسم حتى فاتورة المورد.
الطلب والموافقة
- طلب شراء من القسم بمبرر وميزانية
- دورة موافقات على حدود مالية متدرجة
- مقارنة عروض من أكثر من مورد
- أمر شراء بشروط وأسعار متفق عليها
- تنبيه عند تجاوز ميزانية بند
الاستلام والموردون
- استلام جزئي أو كامل مرتبط بأمر الشراء
- مطابقة ثلاثية بين الأمر والاستلام والفاتورة
- سجل موردين بتقييم التزامهم بالمواعيد
- عقود أسعار سارية ومواعيد تجديدها
- تقرير مشتريات بالصنف والقسم والمورد
المطابقة الثلاثية
الضابط الوحيد الذي يمنع الدفع مرتين
المطابقة الثلاثية تعني ألا تُدفع فاتورة إلا إذا طابقت أمر شراء معتمداً وإذن استلام فعلي. تبدو إجراءً بيروقراطياً حتى تكتشف شركة أنها دفعت فاتورة مكررة، أو دفعت ثمن بضاعة لم تصل كاملة. النظام يمنع الحالتين قبل وصول الفاتورة للدفع.
ما تمنعه المطابقة الثلاثية
دفع فاتورة بلا أمر شراء معتمد
دفع كمية أكبر مما استُلم فعلاً
دفع سعر يخالف الأمر المعتمد
تكرار دفع نفس الفاتورة
استلام بضاعة بلا مستند مقابل
شراء خارج الميزانية بلا اعتماد
أسئلة
أسئلة عن وحدة المشتريات
ألا تبطئ الموافقات الشراء العاجل؟
نضبط مسارات مختلفة: العاجل تحت مبلغ معين يمر بموافقة واحدة من الجوال، والمبالغ الكبيرة فقط تمر بالدورة الكاملة.
هل يتكامل مع المخزون والحسابات؟
نعم، فيرفع الاستلام رصيد المخزون تلقائياً وتنتقل الفاتورة للذمم الدائنة بلا إدخال مزدوج في نظامين.
هل نستطيع تقييم الموردين؟
نعم، بمؤشرات على الالتزام بالموعد وجودة الاستلام ونسبة المرتجعات، فيصبح اختيار المورد قراراً بأرقام لا بعلاقة شخصية.
ابدأ من هنا
كلّمنا عن مشروعك
اكتب لنا فكرة المشروع في سطرين على واتساب. نرد عليك، ونحدد مكالمة قصيرة نفهم فيها المطلوب، ثم نرسل خطة مكتوبة بالتكلفة والمدة. القرار بعدها لك.